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Il Decreto “Anti crisi” ha previsto l’obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in Albi o elenchi e le Pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC).
Il Decreto ha previsto scadenze differenziate a seconda del soggetto interessato:
1. per le società di nuova costituzione la PEC risulta immediatamente obbligatoria e deve essere richiesta alla costituzione della società. Come precisato nella Nota Unioncamere del 11.2.2009, la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di iscrizione e l’assegnazione di un congruo termine per provvedervi. Decorso tale termine senza che la società abbia comunicato il predetto indirizzo, l’iscrizione potrà essere rifiutata;
2. per le società già costituite al 29.11.2008 la PEC deve essere richiesta entro e non oltre il 29/11/2011 e deve essere comunicata al Registro imprese competente;
3. per i professionisti (avvocati, ingegneri, architetti, consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, ecc.) diviene obbligatoria dal 29.11.2009. I professionisti hanno l’obbligo di comunicare l’indirizzo PEC al proprio ordine professionale.
N.B.: Sono esclusi da tale obbligo gli imprenditori individuali, i quali (al pari dei privati) possono in ogni caso, facoltativamente, richiedere un indirizzo di posta elettronica certificata.

Caratteristiche della PEC:
Caratteristica della posta elettronica certificata è che i messaggi inviati attraverso la stessa casella assumono valore legale analogo alla raccomandata A/R e pertanto sono opponibili nei confronti dei terzi; i messaggi sono infatti trasmessi tramite gestori abilitati che ne garantiscono l’autenticità e l’integrità del messaggio, nonché il loro recapito.

N.B.: Affinché all’invio dei documenti mediante PEC o analogo strumento informatico sia riconosciuto valore legale è necessario che sia il mittente sia il destinatario del messaggio siano titolari di una casella di posta elettronica certificata.

L’invio dei messaggi di posta elettronica certificata avviene attraverso soggetti qualificati, i cosiddetti gestori abilitati, che, oltre a garantire l’autenticità e l’integrità dei messaggi trasmessi:
• si interpongono tra mittente e destinatario;
• comunicano e registrano l’avvenuto (o fallito) invio del messaggio;
• comunicano e registrano la consegna (o mancata consegna) del messaggio al destinatario.
L’elenco dei gestori abilitati può essere esaminato sul sito www.cnipa.gov.it.
Riassumendo, la spedizione di un messaggio (e-mail) di posta elettronica certificata, prevede la presenza di 3 soggetti:
• il mittente, ossia il soggetto che intende spedire l’e-mail;
• il soggetto abilitato alla spedizione, ossia il gestore che si interpone tra mittente e destinatario, certifica il messaggio, provvede ad inviarlo al destinatario, cura l’emissione delle ricevute di invio e di ricevimento e conserva i dati identificativi di tutte le spedizioni effettuate.
• il destinatario, ossia il soggetto al quale il messaggio è indirizzato.
Il gestore, nel momento in cui il messaggio arriva nella casella di posta elettronica del destinatario, invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

Il messaggio di posta elettronica certificata può anche non arrivare a buon fine, ad esempio, perché il gestore riceve un messaggio non accettabile (non risponde ai requisiti formali richiesti dal sistema informatico) o non inviabile (contiene virus informatici).
Nei casi di interruzione della trasmissione del messaggio, il gestore è tenuto a:
• informare tempestivamente il mittente inviando allo stesso un avviso di non accettazione/rilevazione virus/mancata consegna contenente la motivazione per cui il messaggio non può essere accettato;
• conservare i messaggi ricevuti e “bloccati” per 30 mesi.
Se ad interrompere la trasmissione è il gestore del destinatario, questo è tenuto ad avvisare il gestore del mittente che a sua volta provvede a comunicare l’evento al mittente.

Amministrazioni pubbliche:
L’obbligo in esame interessa anche le Amministrazioni pubbliche, quali le Amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le CCIAA e loro associazioni, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e le Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/99 (Agenzia delle Entrate, delle Dogane, del Territorio, ecc.).

Risparmi della PEC:
“la … PEC è un sistema di posta elettronica in grado di superare le “debolezze” della posta elettronica e di poter essere utilizzata in qualsiasi contesto nel quale sia necessario avere prova opponibile dell’invio e della consegna di un documento elettronico. La posta elettronica certificata si presenta come un’innovazione capace di generare enormi risparmi sul piano economico nei settori pubblici e privati e di semplificare i rapporti tra privati e tra costoro e la Pubblica Amministrazione”.
I vantaggi dell’utilizzo della PEC sono legati al risparmio di tempo e di costi rispetto all’utilizzo della posta tradizionale.
Deve però essere considerato che, poiché il messaggio inviato tramite PEC si considera ricevuto dal destinatario nel momento in cui lo stesso è messo a disposizione dal gestore nella casella di posta, a prescindere dalla conferma di avvenuta ricezione, sarà necessario porre maggiore attenzione ai messaggi ricevuti. Infatti, considerata la validità legale degli stessi, è dal momento della messa a disposizione nella casella del destinatario che decorrono anche eventuali termini legali di decadenza collegati alla natura del documento inviato.